Pour bien comprendre tous les traitements basés sur les unités dans PLEADE, il est essentiel de connaître ce que sont ces unités et pourquoi elles sont importantes.
Fondamentalement, un document EAD est constitué d'un ensemble d'unités de description. Ces unités de description peuvent être imbriquées les unes à l'intérieur des autres, ce qui nous donne un arbre d'unités de description ou encore une hiérarchie d'unités de description.
Du point de vue de la description archivistique, ou encore du point de vue intellectuel, ces unités de description correspondent à des niveaux de description, selon la description à multiples niveaux préconisée par la norme ISAD-G.
Ainsi, à l'intérieur d'un instrument de recherche décrivant un fonds, on peut avoir une unité de description pour le fonds, une unité de description pour chaque série à l'intérieur du fonds, une unité de description pour chaque dossier à l'intérieur d'une série, etc. La profondeur de l'arbre des niveaux de description et le niveau de détails de ces unités de description sont laissés à l'appréciation du créateur du document EAD.
Ces différentes unités de description sont représentés à l'aide de différents éléments dans le document XML EAD :
L'élément c, qui constitue le principal élément utilisé pour représenter une unité de description.
L'élément archdesc, qui est l'élément utilisé pour représenter le niveau de description supérieur, celui qui contient tous les autres. Hormis quelques détails, l'élément archdesc peut contenir les mêmes éléments et contenus que les éléments c et c'est pourquoi, dans notre discussion, nous allons le considérer de la même manière que ces éléments.
Les éléments c01, c02, c03, c04, c05, c06, c07, c08, c09, c10, c11 ou c12, qui sont des éléments jouant le même rôle que l'élément c mais dont leur position dans l'arbre ou la hiérarchie est déterminée (l'élément c01 doit être sous archdesc et peut contenir uniquement des c02, etc.). Ici aussi, pour simplifier, nous allons les considérer de la même manière que les éléments c.
Ainsi, en simplifiant légèrement, on peut affirmer qu'une unité de description dans un document EAD est représentée par un élément c ou similaire.
Un document EAD est une unité en tant que telle. En effet, ce document a été constitué pour décrire un ensemble de documents d'archives, il a un début et une fin, une structure qui le rend intelligible, etc. Alors pourquoi s'intéresser aussi fortement aux unités de description dans un outil tel que PLEADE ? Essentiellement parce que de manière générale, le document EAD complet n'est pas une unité facile à manipuler.
La principale raison qui motive cette affirmation provient de la taille potentielle des documents EAD. En effet, ceux-ci peuvent contenir autant d'unités de description que l'on souhaite, et celles-ci peuvent être aussi détaillées que l'on souhaite. Il en résulte parfois des documents très volumineux, plusieurs centaines de Ko, voire plusieurs Mo, et il est dans ce cas essentiel de trouver des moyens de les manipuler autrement que dans leur entièreté. C'est pourquoi le concept d'unités identifiées à l'intérieur de ces documents devient important.
On pourrait également avancer que si l'on souhaite manipuler des unités dans un document EAD, on peut le faire en utilisant systématiquement les unités de description, et donc les éléments c qu'on y trouve. Cette approche a beaucoup de sens et elle est même adaptée dans certains cas, mais il n'est pas possible de systématiquement considérer toutes les unités de description de la même manière car celles-ci n'ont pas toutes le même niveau de détails ou ne jouent pas toutes le même rôle.
Pour bien illustrer ce concept, considérons la structure XML suivante :
<c>
<did>
<unitid>C22-2346</unitid>
<unittitle>Correspondance</unittitle>
<unitdate>1800-1900</unitdate>
<physdesc>Lettres</physdesc>
<did>
<scopecontent>
<p>Cette série regroupe l'ensemble des correspondances...</p>
</scopecontent>
<c>
<did>
<unitdate>1800-1810</unitdate>
</did>
</c>
<c>
<did>
<unitdate>1810-1820</unitdate>
</did>
</c>
</c>
On a dans cet exemple trois unités de description, à deux niveaux. Le premier niveau contient une cote, un intitulé, des dates extrêmes, une description physique et une description de contenu. Les deux unités du second niveau ne contiennent que des dates extrêmes.
L'unité de description de premier niveau dans cet exemple doit-elle être traitée de la même manière que les deux autres ? Doit-on, par exemple, afficher toutes ces unités ensemble ? Doit-on pouvoir les retrouver de manière individuelle ou collective ?
La réponse à ces questions (et à d'autres du même genre) dépend du document EAD, de son contexte d'utilisation, etc. C'est pourquoi PLEADE propose d'identifier des unités PLEADE, qui seront utilisées dans différents contexte (recherche, affichage, table des matières). L'identification de ces unités PLEADE se fera document par document (ou groupe de documents ayant des caractéristiques similaires), au même de la publication.
Ces unités PLEADE seront toujours des unités de description telles que définies ci-dessus. Toutefois, ce ne seront pas nécessairement toutes les unités de description d'un document. Ainsi, les unités PLEADE d'un document seront toujours un sous-ensemble des unités de description du document EAD.
Une fois ce concept d'unité PLEADE compris, il reste à connaître dans quel contexte on peut les utiliser (recherche, affichage et table des matières) et comment les identifier.