PLEADE propose différentes méthodes pour identifier les unités dans un document EAD. Ces mêmes méthodes sont disponibles pour les unités de recherche, les unités d'affichage et les unités de table des matières. Ces méthodes peuvent être sélectionnées lors de la publication du document EAD.
Les méthodes suivantes sont toujours disponibles, peu importe le type d'unités.
Cette méthode devrait être utilisée le plus souvent possible. Elle consiste à utiliser le niveau archivistique des unités de description pour déterminer quelles sont les unités pertinentes. Le niveau archivistique est déterminé par les attributs level et otherlevel des éléments c.
Si vous choisissez cette méthode, vous devez indiquer la liste des niveaux archivistiques qui déterminent les unités dans le document EAD. Chaque niveau doit être séparé par des barres verticales. Voici un exemple :
|file|item|groupe-de-pieces|
Dans cet exemple, un élément c constituera une unité si son attribut level est égal à file ou item, ou encore s'il est égal à otherlevel et que l'attribut otherlevel est égal à groupe-de-pieces.
Parfois, les niveaux archivistiques ne sont pas renseignés dans le document EAD, ou ils ne sont pas pertinents pour identifier des unités dans PLEADE. Une autre méthode consiste à utiliser les niveaux hiérarchiques, c'est-à-dire l'emboîtement des unités de description les unes dans les autres dans le document EAD.
Ainsi, l'élément archdesc est toujours au niveau 1, ses enfants c sont au niveau 2, etc. Cet exemple est vrai si l'on compte les niveaux depuis le haut ou le début de l'hiérarchie.
Si vous choisissez cette méthode, vous devez préciser tous les niveaux hiérarchiques qui doivent être utilisés pour identifier des unités. Un niveau est nécessairement un nombre (1, 2, etc.) et une indication s'il s'agit du niveau en comptant depuis le haut du document ou le bas. Si l'on souhaite compter depuis le haut, il faut utiliser le suffixe h ou u (exemple : 3h), et si l'on veut compter depuis le bas, il faut utiliser le suffixe b (exemple: 2b).
Compter depuis le bas signifie que 1b correspond aux unités de description qui n'ont pas de sous-unités (les feuilles de l'arbre), 2b signifie les unités de description qui ont un seul niveau de sous-unités, etc.
Si vous indiquez plusieurs niveaux, vous devez les séparer par des barres verticales. Voici un exemple :
|1h|2h|1b|
La DTD EAD prévoit 14 éléments différents pour indiquer un niveau de description archivistiques. Ces éléments sont :
archdesc
c
c01
c02
c03
c04
c05
c06
c07
c08
c09
c10
c11
c12
PLEADE vous permet de préciser les unités en fonction du nom de l'élément utilisé. Encore une fois, vous devez séparer les noms d'éléments par des barres verticales :
|archdesc|c01|c02|
Pour les unités de table des matières, PLEADE ajoutera automatiquement des entrées pour éviter des trous qui donneraient une mauvaise idée de la structure. Ainsi, si vous utilisez la méthode par niveau hiérarchique et que vous précisez les premiers et troisièmes niveaux, les unités de deuxième niveau seront également incluses dans la table des matières.
De plus des méthodes d'affichage qui ne fonctionneront bien qu'avec des instruments de recherche en XML/EAD produits au moyen du logiciel Aide au classement, ont été ajoutées dans la version 2 de PLEADE. Si vous connaissez Aide au classement, leur liste telle que présentée dans le formulaire de publication ne devrait pas vous poser de problème de compréhension. Elles ont pour objectif de permettre d'arrêter la table des matières à une certaine profondeur, afin de les rendre plus légères ou plus proches de la table des matières classique d'un inventaire imprimé, dans lesquelles les descriptions d'articles n'apparaissent en général pas : on peut exclure de la table des matières les fiches de parties d'articles d'Aide au classement, ou toutes les fiches de bas niveau qui ne se situeraient pas au même niveau hiérarchique qu'une fiche du plan de classement ; on peut aussi choisir les fiches à prendre en compte en fonction de l'existence d'un attribut type de valeur titre.